Organização Contábil Carlos Muller

Boletim do Empresário
junho 2007

Faz e acontece | Empreendedorismo

Empresas organizadas por meio de processos

Uma forma inteligente de fazer a gestão dos negócios

Para se posicionar de maneira competitiva no mercado, as empresas precisam desenvolver uma forma de se estruturar por meio de processos, que lhes permitem acompanhar os novos padrões de organização existentes.

A "organização por processos" é tema de debates entre diversos pensadores na área de negócios. Para Michael Hammer, "tudo o que aprendemos sobre empresas no Século XX se aplica apenas às organizações orientadas para tarefas. Em um mundo de organizações por processos, é preciso re-pensar tudo".

O "tudo" que deve ser repensado na empresa

Para fazer frente à realidade de um novo mercado, o "repensar tudo" significa rever como, o que, quando e as razões pelas quais as coisas são feitas do jeito que são, dentro da empresa.

"Repensar tudo", de acordo com Hammer, corresponde a visualizar uma nova forma sobre o trabalho que é feito pelos funcionários, a avaliação de desempenho e formas de recompensa, a gestão das carreiras, o trabalho, o perfil e o desempenho dos gestores e as diretrizes estratégicas adotadas pelas empresas.

É preciso combater a idéia de que "se sempre fizemos as coisas assim, não há razão para fazer diferente."

Dentro dessa filosofia, as empresas precisam deixar de ser orientadas por tarefas, para serem conduzidas por processos.

Diferença entre tarefas e processos

As tarefas correspondem a uma parte do trabalho que é feito, geralmente por uma pessoa, enquanto os processos são um composto de tarefas executadas por muitas pessoas, culminando em um resultado. Por exemplo: o atendimento de um chamado de cliente é um processo composto por muitas tarefas. Como nenhuma tarefa, sozinha, produz resultado, é preciso haver a combinação de todas elas.

Processo pode ser compreendido como um conjunto de atividades que ocorrem sempre dentro de uma seqüência, de maneira interdependente, envolvendo pessoas, tecnologia, informações e procedimentos para execução de determinadas atividades.

Juntas, todas estas atividades criam valor para o cliente - algo que é capaz de diferenciar uma empresa das outras. É a combinação destes elementos, no contexto de um ciclo, que se constitui em um processo. A articulação desses elementos precisa ocorrer de maneira organizada e estratégica.

Organizada, para que um elemento complemente o outro dentro de um sistema lógico, sempre com sinergia das forças. Estratégica, para que se descubra uma nova maneira de gerenciar os negócios em busca de melhores resultados, sempre em sintonia com o mercado, principalmente quando há muita concorrência pautada apenas em preço.

Divida os processos da empresa em primário, gerencial e de apoio

Nos processos primários estão todas as atividades que resultam na confecção de um produto ou serviço. Na seqüência, os processos gerenciais estabelecem as formas e procedimentos para possibilitar o funcionamento da empresa. Nos processos de apoio estão as atividades de suporte, importantes para que a empresa seja gerida da melhor maneira.

O que sua empresa ganha trabalhando com uma gestão por processos?

Poderá conquistar benefícios, tais como: identificação de pontos críticos, redução de situações de retrabalho, registro de como as tarefas devem ser executadas, revisão de custos, tomada de decisão mais ágil e mais confiante (tendo em vista a existência de indicadores de desempenho) e maior agilidade em todos os seus processos, em ritmo de sintonia com o mercado.

Para que as empresas aprendam a lidar, de maneira eficaz, com seus problemas e possam melhor aproveitar as oportunidades do mercado, o caminho mais aconselhável às empresas é adotar uma forma de gestão focada em processos. As empresas competitivas do Século XXI terão este diferencial.

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